Kerngedanke des „Grünen Hahns“ ist es, die Umweltarbeit in die Routine der gemeindlichen Arbeit zu integrieren und das Umweltmanagement fest in der Organisation einer Kirchengemeinde zu verankern. Für eine konsequente Umsetzung in diesem Sinne benötigen Sie ein Umweltmanagementsystem. Hiermit werden Zuständigkeiten und Abläufe geregelt (Aufbauorganisation) und es wird festgelegt, wer die Umweltmaßnahmen umsetzt (Ablauforganisation). Das Umweltmanagement systematisiert damit den Weg vom Reden zum Tun.
Verantwortlichkeiten regeln
Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten innerhalb des UMS müssen verbindlich geregelt werden. Wer ist wofür zuständig? Und wann ist diese Aufgabe fällig? Weisen Sie dem Presbyterium, dem Umweltmanagementbeauftragten, einzelnen Teammitgliedern oder auch weiteren Personen verbindliche Aufgaben zu. Die Verantwortlichkeiten werden in der Aufgabenmatrix festgehalten.
Umweltrelevante Tätigkeiten und Maßnahmen organisieren
Wenn Sie „alltägliche“ Abläufe und Tätigkeiten unter Umweltgesichtspunkten verändern wollen (z.B. Reinigung, Lüftung, Beschaffung, Umgang mit Gefahrstoffen etc.), kann es notwendig sein, diese Vorgänge durch Arbeitsanweisungen genau zu beschreiben. Mustervorlagen helfen bei der Erstellung. Mitarbeitende werden über Inhalt und Notwendigkeit informiert. Welche Bereiche auf diese Weise geregelt werden müssen, kann nur im Einzelfall und mit „Fingerspitzengefühl“ entschieden werden. Beschränken Sie sich auf wesentliche Arbeitsabläufe mit hoher ökologischer Relevanz. Diese sind: Beschaffung, Sicherheit, Entsorgung, Heizungssteuerung, Reinigung.
Besonders wichtig sind Verfahrens- und Arbeitsanweisungen für Notfallmaßnahmen. Von kirchlichen Einichtungen gehen i. d. R. nur geringe Umweltgefahren aus, dennoch müssen Notfallmaßnahmen (z.B. Verhalten im Brandfall) in jeder Kirchengemeinde unbedingt geregelt werden. Üblicherweise sind Rettungspläne für Brandfälle etc. vorhanden. Aber auch für andere Gefahrenquellen kann es erforderlich sein, Notfallpläne zu erstellen. Denken Sie an Heizöltanks, Fluchtwege etc. Wichtige Ansprechpersonen sind Sicherheitsbeauftragte und die Fachkraft für Arbeitssicherheit.
Dokumentation des Umweltmanagementsystems
Die Dokumentation dient dazu, die entwickelten Abläufe, Verfahren und
Maßnahmen dauerhaft zu sichern und sie Mitarbeitenden und Teammitgliedern als verbindliche Vorgaben zugänglich zu machen. Werden Dokumente erstellt und geändert, müssen Sie das Handbuch auf dem neuesten Stand halten. Wenn Sie Dokumente digital aufbewahren, müssen Sie sicherstellen, dass alle Berechtigten darauf Zugriff haben, stets die aktuelle Version verwendet wird und eine regelmäßige Datensicherung gewährleistet ist.
Schulung, Bewusstseinsbildung, Motivation
Ein Umweltmanagementsystem ist dann effektiv, wenn alle haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeitenden, Gemeindeglieder etc. darüber informiert sind und motiviert mitwirken. Im Fokus stehen dabei die Mitarbeitenden, welche immer die Möglichkeit haben, sich mit Vorschlägen, Kritik oder Tatkraft einzubringen. Dies kann auf diesen Wegen ermöglicht werden:
- in Dienstbesprechungen
- Mitarbeit in Projektgruppen oder Workshops
- Verbesserungsvorschläge („Umweltbriefkasten“)
Die Kompetenzen von Mitarbeitenden und Ehrenamtlichen zu fördern, ist eine weitere Aufgabe des Umweltmanagements. Ermitteln Sie den notwendigen Schulungsbedarf und stellen Sie sicher, dass alle Beschäftigten, die umweltrelevante Tätigkeiten ausüben, geschult sind. In einem Schulungsplan wird dies nachverfolgt.
„Tue Gutes und rede darüber!“ – Interne und externe Kommunikation
Es gibt vielfältige Möglichkeiten und Medien, die Ihnen für die Kommunikation innerhalb Ihrer Kirchengemeinde zur Verfügung stehen:
- Dienst- und Teamgespräche
- Mitarbeitendenversammlung
- Gemeindebrief
- „Grünes Brett“
- Internetseite oder Intranet
- Feste
- Vorschlagswesen, Wettbewerbe, Umweltpreis
Gleichzeitig zielt das Umweltmanagementsystem auch darauf ab, die allgemeine Öffentlichkeit zu informieren und mit ihr einen Dialog zu führen. Möglichkeiten, die Öffentlichkeit zu informieren:
- im Gemeindebrief berichten
- Umweltbericht bekannt mache• thematische Gottesdienste, Gemeindefeste oder Ausstellungen veranstalten
- regionale Presse zu Aktionen einladen
- Lieferfirmen und Dienstleister informieren
Ihre Dokumentation
- Organigramm mit Beschreibung
- Aufgaben- und Zuständigkeitsmatrix
- Schulungsplan
- Verfahrensanweisungen
- Sammlung zur Öffentlichkeitsarbeit