Die externe Validierung
Die externe Validierung durch eine unabhängige kirchliche Umweltrevisorin oder einen Revisor schließt die Einführung des UMS in Ihrer Gemeinde ab. In einem Gespräch, bei einer Begehung und durch stichprobenhafte Einsicht in das Handbuch wird geprüft, ob ein funktionsfähiges UMS vorliegt. Die Überprüfung ist in vier Themenbereiche gegliedert:
- Prüfung und Bewertung des Managementsystems – Systemaudit
- Bewertung der Umweltleistung – Leistungsaudit
- Beurteilung der Rechtskonformität – Rechtsaudit
- Überprüfung des Umweltberichtes
Die erfolgreiche Validierung bestätigt der/die Umweltrevisor/in durch eine Gültigkeitserklärung. Maßstab für die Validierung nach dem Grünen Hahn sind die Vorschriften der EMAS-Verordnung.
Vorbereitung
Nachdem alle Arbeitsschritte zur Einführung des Grünen Hahns erfolgreich abgeschlossen sind, bereiten Sie sich auf die externe Validierung vor. Eine Checkliste leitet Sie durch die konkreten Vorbereitungen. Das Projektbüro Grüner Hahn unterstützt Sie dabei, einen Umweltrevisor oder eine Umweltrevisorin zu beauftragen. Zugelassene kirchliche Umweltrevisoren/innen sind beim Netzwerk Kirchliches Umweltmanagement KirUm (www.kirum.org) gelistet. Der oder die kirchliche Umweltrevisor/in wird eine Auditvereinbarung mit Ihnen schließen und den Ablauf der Validierung abstimmen. Planen Sie eine Vorlaufzeit von ca. 3 Monaten vor dem gewünschten Termin ein.
Ablauf der Validierung
In einer sogenannten Vorprüfung bereitet sich der/die Revisor/in auf den Besuch in Ihrer Kirchengemeinde vor. Er oder Sie stimmt mit Ihnen ab, welche Unterlagen Sie dafür zur Verfügung stellen. Bei der Vor-Ort-Prüfung wird zusammen mit dem Umweltteam, der Leitung und Mitarbeitenden Ihr UMS geprüft. Das vollständige Handbuch „Der Grüne Hahn“ mit allen Dokumenten und Aufzeichnungen und der Umweltbericht stehen dabei im Mittelpunkt. Bei einem Abschlussgespräch werden besondere Beobachtungen, Empfehlungen und gegebenenfalls Abweichungen besprochen. Bei erfolgreicher Überprüfung wird für Ihr UMS direkt die Gültigkeitserklärung ausgestellt. Andernfalls wird eine Nachbearbeitung oder ein Nachaudit vereinbart. Nach der Validierung erstellt der/die Revisor/in einen Auditbericht.
Zertifikat „Der Grüne Hahn“
Die Gültigkeitserklärung dient dem Projektbüro Ihrer Landeskirche als Grundlage für das Zertifikat „Der Grüne Hahn“ in einem innerkirchlichen Verfahren. Ihre Kirchengemeinde wird in die Liste aller Grüner-Hahn-Gemeinden aufgenommen. Das Zertifikat ist vier Jahre gültig.
Ihre Dokumentation
- Gültigkeitserklärung
- Zertifikat „Der Grüne Hahn“
- Checkliste zur externen Zertifizierung