Nach der Erstvalidierung beginnt der langfristige Umsetzungsprozess Ihres UMS. Der Arbeitsaufwand nach der ersten Validierung ist für das Umweltteam und die anderen Beteiligten der Kirchengemeinde allerdings wesentlich geringer als beim Aufbau des Managementsystems. Ziel ist es, entsprechend Ihren Umweltleitlinien
- schöpfungsgerechtes Handeln im Alltag Ihrer Gemeinde zu gewährleisten,
- mit der Umsetzung des Umweltprogramms eine kontinuierliche Verbesserung in allen relevanten Umweltaspekten zu erzielen,
- den Fortbestand des UMS zu gewährleisten und erreichte Standards zu halten.
Externe Meilensteine sind die Revalidierungen nach jeweils vier Jahren und die Zwischenberichte an das Projektbüro der Landeskirche. Intern ziehen Sie jährlich mittels Internem Audit zu den Umweltaktivitäten Ihrer Gemeinde Bilanz. Nach jeder Validierung erstellen UMB und Umweltteam ein Aktionsprogramm für den Zeitraum bis zur Folgevalidierung.
Umweltprogramm umsetzen
Mit dem Umweltprogramm habe Sie festgelegt, welche konkreten Maßnahmen Ihre Kirchengemeinde in den kommenden vier Jahren umsetzen möchte und Verantwortliche wurden benannt. Als Umweltteam verfolgen Sie die Umsetzung oder sind ggf. selbst für die Umsetzung von Maßnahmen verantwortlich. Dokumentieren Sie die Umsetzung und beobachten sie, ob die gewünschten Ziele auch eintreten (z.B. Energieeinsparungen). Dokumentieren Sie den Umsetzungsstand des Umweltprogramms einmal im Jahr. Halten Sie fest, wie weit die Einzelmaßnahmen umgesetzt sind, ob Sie geplante Maßnahmen streichen oder neue Maßnahmen ergänzen. Auch Änderungen in der Planung (Verantwortliche, Zeitraum oder Kosten) fixieren Sie hier. Ergänzen Sie die Tabelle des Umweltprogramms um eine Spalte „Stand der Umsetzung“.
Aktionsprogramm
Die im UMS festgelegten Abläufe und Zuständigkeiten setzen Sie mit dem Aktionsprogramm in konkretes Alltagshandeln um. In der tabellarischen Darstellung organisieren Sie die Aufgaben des Umweltteams. Wann im Jahr findet was statt? Welche Ergebnisse werden wann benötigt? Welche Überprüfung findet jährlich statt? Welche mit größerem Abstand? Außerdem behalten Sie alle für das UMS relevanten Dokumente und Vorgänge im Blick. Das Aktionsprogramm eröffnet auch die Perspektive zur inhaltlichen Weiterentwicklung. Sollen zukünftig weitere Gebäude, Standorte oder Umweltaspekte (z.B. Bildung) einbezogen werden?
Internes Audit und Stellungnahme der Leitung
Das Interne Audit und die Stellungnahme der Leitung stehen jährlich an. Diesen Arbeitsschritten kommt besondere Bedeutung zu, weil u. a. dadurch die enge Kooperation zwischen Umweltteam und Leitungsgremium gewährleistet wird. Mit Hilfe des Formblatts für das Interne Audit prüfen Sie Ihre Umweltleistung, den Stand der rechtlichen Anforderungen und Ihr UMS selbst. Das Interne Audit führen Sie gegen Ende Ihres „Umweltjahres“ durch. Sie benötigen dafür zumindest:
- die aktuelle Kennzahlentabelle mit Kernindikatoren
- das aktualisierte Umweltprogramm
- den aktualisierte Rechtscheck
Für die Stellungnahme der Leitung legen Sie dem Presbyterium das Ergebnis des Internen Audits vor. Dazu gehört als Anlage die drei o.g. aktualisierte Dokumente. Das Presbyterium nimmt Stellung zum aktuellen Status der Umweltarbeit und fasst notwendige Beschlüsse. Ein Protokoll der Sitzung gehört als Dokument in das Handbuch.
Fortschreibung des Umweltberichts
Nach dem Internen Audit und der Stellungnahme der Leitung erstellen Sie jährlich einen aktualisierten Umweltbericht. Dieser basiert im Wesentlichen auf dem validierten Umweltbericht. Prüfen Sie die Richtigkeit aller Angaben und ergänzen Sie:
- Aktuelle Jahreszahl im Titel (z.B. „Aktualisierter Umweltbericht 2019“)
- Umweltauswirkungen und – leistungen, die sich verändert haben (mind. Kennzahlentabelle und Kernindikatoren)
- Den Umsetzungstand des Umweltprogramms
- Eventuell eingeleitete Korrekturmaßnahmen des UMS
Der aktualisierte Umweltbericht ist wie der erste Umweltbericht zu veröffentlichen (auf der Internetseite der Kirchengemeinde oder in Papierform). Schicken Sie den aktualisierten Umweltbericht jährlich zur
Kenntnisnahme an das Projektbüro „Grüner Hahn“ Ihrer Landeskirche. Nach dem zweiten Jahr erhalten Sie eine qualifizierte Rückmeldung zum aktualisierten Umweltbericht. Nach vier Jahren steht eine Revalidierung Ihres UMS durch einen kirchlichen Umweltrevisor oder eine Revisorin an. Dafür wird ein neuer Umweltbericht erstellt.
Aktualisierung des Handbuchs
Dieser Punkt ist kurz, denn im Laufe des Einführungsprozesses haben Sie bereits alle erforderlichen Dokumente im Handbuch abgelegt. Denken Sie in den vier Jahre bis zur Revalidierung daran, aktualisierte Dokumente und ergänzende Unterlagen zeitnah in alle (!) vor Ort existierende Handbücher (gedruckt und elektronisch) einzufügen und gegen veraltete Versionen auszutauschen. Mit auf diese Weise geführten Handbüchern ist Ihre Dokumentation immer aktuell und Sie sind gut auf die nächste Zertifizierung vorbereitet.
Ihre Dokumentation:
Auditplan für 4 Jahre